Dokumentenmanagement: So optimieren Sie Dokumentenprozesse im Unternehmen

In einem Unternehmen arbeiten verschiedene Abteilungen zusammen, die Aufträge und Bestellungen miteinander absprechen. Dabei fällt viel Schriftverkehr an und es vergeht Zeit, bis die zuständige Person eine Bestellung verschickt. Doch mit spezieller Firmensoftware lassen sich die Arbeitsprozesse optimieren und Wege verkürzen. Auf diese Weise spart ein Unternehmen sowohl Zeit und Geld als auch die Aufträge lassen sich schneller bearbeiten.

Was ist Dokumentenmanagement?

Der Begriff „Dokumentenmanagement“  bezeichnet im Allgemeinen eine elektronische Dokumentenverwaltung, die auf einer Datenbank basiert, auf die Angestellte mehrerer Abteilungen zugreifen. Dabei vereinfacht der Schriftverkehr in elektronischer Form die Zusammenarbeit, verkürzt Arbeitswege und ermöglicht sogar den Zugriff im Home Office. Dies erfolgt – je nach Unternehmen – durch eine Umstellung der Arbeitsweise und die Einführung neuer Software. Dies senkt die Kosten und optimiert die Geschäftsprozesse.

Dokumentenprozesse optimieren

Um die Dokumentenprozesse zu optimieren, bieten Dienstleiter einen Managed Print Services an, mit dem Sie langfristig die Arbeitsprozesse im Schriftverkehr verbessern. Im ersten Schritt analysiert der Dienstleiter die Print-Infrastruktur des Unternehmens. Anschließend erarbeiten Sie gemeinsam eine Optimierung der Dokumentenprozesse, des Workflows und entwickeln Wege, sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen. In der darauf folgenden Textphase schult der Dienstleister die Angestellten und übernimmt die spätere Betreuung und den Support. Auf diese Weise haben Sie den Papierkram im Griff und die Angestellten lernen mit neuen technischen Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten.

Support und Service

Durch die neue Hard- und Firmen-Software entstehen nach der Umstellung so manche Probleme, bei deren Lösung Sie aktive Unterstützung von dem Dienstleiter erhalten. Außerdem liefert er Ihnen benötigte Verbrauchsmaterialien oder Ersatzteile und hilft Ihnen, die Geschäftsprozesse individuell anzupassen. Tipp, eine gute Kundenbindung lässt sich ebenfalls mit spezieller Software optimieren.

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